V obecné rovině je řízení výkonnosti vlastně velmi jednoduché: sestaví se plán, stanoví se klíčové cíle, dosažené výsledky se změří a vyhodnotí. Ve většině případů tu svoji roli hraje excelovská tabulka. Řada firem si totiž myslí, že pořídit si na řízení výkonnosti Corporte Performance Management (CPM) systém je poněkud drahé. Nemusí být. Vše co k tomu potřebujete totiž už většinou ve firmě máte. Dobře nastavený CPM systém přitom pomůže nejenom při měření výkonnosti, ale podpoří i byznys požadavky na získání dat. Jeho síla se pak plně projeví při zpracování a prezentaci informací.
 

Kolik KPI je skutečně klíčových?

Plánování, měření i vyhodnocení začíná stanovením metrik, podle kterých bude výkonnost měřená. V případě měření výkonnosti podniku jako celku se výkonnostní ukazatele nejčastěji označují jako KPI, neboli Key Performance Indicators (klíčové ukazatele výkonnosti). Jejich správné a citlivé nastavení hraje důležitou roli pro další vývoj podniku. Sada KPI by měla postihnout rozhodující aktivity podniku v celé jejich šíři. Snaha podchytit všechny stránky činnosti podniku ale může svádět k vytvoření velkého množství ukazatelů. Počet ukazatelů by však měl být jenom tak velký, aby ho bylo možné efektivně sledovat a hodnotit. Stanovit optimální počet KPI není snadné a závisí na tom, jakým způsobem se s nimi pracuje. V některých případech může být 30 KPI mnoho. Na druhé straně existují techniky, které umožňují efektivně pracovat se stovkami ukazatelů.

Výborným příkladem je metodologie řízení výkonnosti podniku Balanced ScoreCard (BSC). Umožňuje seskupit jednotlivé KPI do skupin ukazatelů podle sledovaných oblastí. Celé skupiny ukazatelů jsou dále kombinované do jedné agregované hodnoty reprezentující danou oblast. Skupina takových agregovaných hodnot může být dále kombinovaná do obecnějších agregátů, až vznikne hierarchická struktura jakési pyramidy. Takovéto uspořádání pak umožní pohled na vrchol pyramidy, kde výkonnost celého podniku je reprezentována několika KPI. Hodnotící manažer si je vědom velké úrovně zobecnění ale ví, že do každého z těchto ukazatelů se může „vnořit“ a získat detailnější informaci rozpadem agregovaných hodnot do většího detailu. Toto řešení se však neobejde bez technologické podpory. Je proto více důvodů, ale stačí si jen uvědomit, že se jedná o desítky nebo stovky hierarchicky uspořádaných nesourodých ukazatelů. Společnou agregaci mohou například vytvořit ukazatelé jako průměrný věk, výše kvalifikace, fluktuace a nemocnost. Každý z těchto ukazatelů má nastavenou svou cílovou hodnotu, krajní meze pro „zelenou“ znamenající úspěch a „červenou“ značící ohrožení. Každý ukazatel používá jiné měřítko: procenta, počet, stupeň apod. Přesto je třeba je spojit do jednoho agregátu „Personalistika“, který spojí jejich výsledek a prezentuje ho v jedné hodnotě. Tato hodnota pak je schopná pro celou oblast personalistiky indikovat i souhrnně krajní meze, tedy svoji „zelenou“ barvu úspěchu nebo varující „červenou“.

Je zřejmé, že navrhnout takový model není jednoduché a bez IT nástrojů ho nelze implementovat. S návrhem ukazatelů a jejich struktury pomohou metodologie jako již zmíněná BSC. Podporu IT zajistí specializované produkty dostupné na trhu. Jedním z produktů podporujících BSC je i PerformancePoint Service, součást Microsoft Sharepoint. Je tedy možné, že v řadě firem by nebylo nutné jít pro produktovou podporu dál než za správci podnikového IT.

Kvalitní data jsou základ

Dalším neméně podstatným aspektem měření výkonnosti je schopnost zajistit data pro naplnění hodnot sledovaných ukazatelů. Bude-li snaha postihnout formou KPI široké spektrum činností podniku, bude rovněž potřeba stejně širokého spektra dat. Dat kvalitních, tedy bez chyb, které by mohly nepřijatelným způsobem zkreslit skutečnost. Dat konsolidovaných, tedy takových, které lze porovnávat mezi sebou. V praxi to znamená především sjednocení číselníků. Čísla zákazníků, produktů nebo středisek musí být vzájemně kompatibilní v účetnictví i v agendách podporujících prodej, výrobu apod. Toho lze částečně dosáhnout organizačními postupy, které nastolí pořádek a disciplínu co se týče způsobu jakým uživatelé s těmito číselníky pracují. V praxi však toto zdaleka nestačí, a tak nastupují algoritmy pro konsolidaci dat. Může stačit úprava aplikací zajišťujících chod podnikových agend. Nebo – a to nejčastěji – situaci řeší vybudování datového skladu. Jeho součástí jsou procedury ETL pro získávání dat z primárních systémů a pro jejich konsolidaci. Tam, kde je situace natolik komplikovaná, že nelze najít algoritmy pro sjednocení dat z různých systémů, je třeba přistoupit k realizaci projektu Master Data Management s centrální správou číselníků.

Pro zmíněné úlohy BSC je však i přes veškerou péči věnovanou primárním systémům a datovému skladu třeba počítat s tím, že bude nutné vytvořit celou řadu podpůrných aplikací pro pořízení dat. Jedná se o data, které se v informačním systému podniku nikde nenacházejí nebo alespoň ne v použitelné formě.  V podnikových databázích zpravidla nenajdete údaje např. o parametrech a počtu uzavřených smluv, o měřeních kvality, o hodnocení spokojenosti zaměstnanců apod. Většinu těchto údajů však lze do systému zadat prostřednictvím jednoduché excelové tabulky napojené na databázi datového skladu. I když jsou data vkládána ručně, pracnost nebývá extrémně náročná. Navíc přínos spočívající v možnosti tyto údaje sledovat a vyhodnocovat náklady na jejich pořízení převáží.

Plánem to začíná.

Pravidlům stanoveným pro hodnocení výkonnosti musí odpovídat i struktura podnikového plánu. Problémem bývá připravit plán v takové struktuře, která by umožnila jeho porovnání se skutečností, a to na všech úrovních podrobnosti. To lze jenom tehdy, pokud je plán tvořen s použitím těch samých číselníků, se kterými pracují i ostatní podnikové agendy. Platí tedy stejné pravidlo jako v případě již výše zmiňované konsolidace dat. V případě plánu je to umocněno náročností vytvoření plánu v dostatečné podrobnosti tak, aby bylo možno hodnotit výkonnost nejen podniku jako celku nebo jeho divizí ale i středisek, pracovišť nebo výnosnosti produktů či projektů. Barierou těžce překonatelnou je pak skutečnost známá z většiny podniků: k vytváření plánu, jakkoliv by byl složitý, je použit Excel. Tento nástroj je mocný v možnostech individuálních kalkulací a v mnoha dalších směrech. Tvorba plánu však bývá týmovou činností a vyžaduje práci s daty na stejných principech, jaké daly impuls vzniku databáze a databázových aplikací. Sám o sobě Excel tento typ činnosti v míře nutné pro tvorbu plánu nepodporuje.

Stejně jako v případě zpracování KPI i pro přípravu plánu vznikla řada sofistikovaných softwarových řešení, a stejně tak i zde můžeme sáhnout po funkcionalitě známé a ve většině podniků již velmi pravděpodobně dostupné: vznikne spojením Excelu, databáze a Microsoft Sharepointu.  První ze zmíněných produktů – Excel – umožní zápisovat data a přitom zachovat flexibilitu práce, na kterou jsou uživatelé zvyklí. Nejnovější verze Microsoft Excel 2010 navíc otevřela nové možnosti co se týče jeho napojení na databázi. Databáze pak je bezesporu tím místem, kam data patří, pokud má s nimi pracovat více uživatelů. To platí i v případě přípravy podnikového plánu. S pomocí databáze lze zajistit bezpečné sdílení, ukládání nebo třeba součtování dat. V databázi můžeme spolehlivě provést veškeré přepočty jako jsou transformace jednotek, přepočty kurzových rozdílů, uplatnění kalkulačních algoritmů nebo převody mezi jednotlivými typy plánů apod. Použití databáze také umožní nastavit přístupová práva k datům a tedy řešit bezpečnostní politiku podniku ve vztahu k práci s informacemi. Poslední zmíněná důležitá komponenta je Microsoft Sharepoint, který lze použít k vytvoření workflow. S jeho pomocí lze efektivně zorganizovat a řídit činnost týmu a v neposlední řadě osvobodit uživatele od posílání tabulek prostřednictvím emailů, za kterým pak následuje velmi pracné a zdlouhavé kompletování a sčítání desítek nebo stovek tabulek.

Bez náležité podpory ze strany informačních technologií se, jak je zřejmé, neobejde vytvoření kvalitního plánu i kvalitního systému vytváření, sledování a vyhodnocení KPI. Příjemné zjištění je, že dostupnost těchto prostředků stoupá, zatímco investiční náročnost pořízení klesá. To je proces, který nahrává řešením Corporate Performance Management. Měl by tedy přimět další podniky k úvahám o jejich implementaci jako cesty ke zvýšení kvality řízení.

Zaujal Vás článek?
Registrujte se pro přednostní získání další článků.